Tờ khai xin visa Nhật Bản là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi chuẩn bị hồ sơ xin thị thực. Nhiều người bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xét duyệt chỉ vì điền sai thông tin lưu trú, nghề nghiệp, hoặc mục người mời/ bảo lãnh. Bài viết dưới đây cập nhật mẫu đơn mới nhất và hướng dẫn bạn điền đúng, tăng cơ hội đậu visa ngay lần đầu.

Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì?

Tờ khai xin visa Nhật Bản là mẫu đơn chính thức do Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản ban hành, dùng để thu thập thông tin cá nhân và mục đích nhập cảnh của người muốn xin visa vào Nhật. Tờ khai xin visa là giấy tờ không thể thiếu khi nộp hồ sơ xin thị thực Nhật Bản.

Trong mẫu đơn xin visa Nhật Bản, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân như lai lịch, nghề nghiệp, tình trạng gia đình – xã hội, cùng với kế hoạch lưu trú tại Nhật. Những dữ liệu này cũng được dùng để so sánh với các giấy tờ khác mà bạn nộp trong bộ hồ sơ nhằm bảo đảm tính thống nhất.

• Tải bản mới nhất của tờ khai xin visa Nhật Bản

Xem thêm: Thủ Tục Xin Visa Thăm Thân Nhật Bản 2026 Đậu Ngay Lần Đầu

Các hạng mục cần điền trong tờ khai xin visa 

Tờ khai xin visa Nhật Bản gồm 2 trang, nội dung và cách điền cụ thể như sau: 

Trang 1: Gồm các mục về hộ chiếu, thông tin cá nhân và lịch trình.

 

1. Surname / Given and middle names / Other names

Surname: Ghi họ của bạn.
Given and middle names: Ghi tên + tên đệm.
Other names: Nếu từng sử dụng tên khác, hãy liệt kê. Nếu không có, để trống.

2. Date of Birth / Place of Birth

• Date of Birth: Ghi ngày sinh theo dạng dd/mm/yyyy, luôn dùng 2 chữ số cho ngày và tháng (ví dụ: 05/09/2000).
• Place of Birth: Viết theo thứ tự Thành phố/Thị xã – Quận/Huyện – Quốc gia.

3. Sex / Marital StatusSex:

Nam: tick “Male”

Nữ: tick “Female”

• Marital Status:
  Single: Độc thân
  Married: Đã lập gia đình
  Widowed: Góa vợ/chồng
  Divorced: Đã ly hôn

4. Nationality or Citizenship / Former or other nationalities

Ghi quốc tịch hiện tại. Nếu trước đây từng mang quốc tịch khác thì bổ sung vào phần “Former/other nationalities”.

5. ID No. issued by your government

Nhập số nhận dạng cá nhân trên căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.

6. Passport Type

• Diplomatic: Passport ngoại giao
• Official: Hộ chiếu công vụ
• Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
• Other: Loại khác
  → Hộ chiếu phổ biến của công dân Việt Nam là Ordinary.

7. Place of Issue

Điền tỉnh/thành phố nơi bạn thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu.

8. Issuing Authority / Date of Issue / Date of Expiry

• Issuing authority: Ghi tiếng Anh “Immigration Department – Cục Quản lý Xuất nhập cảnh”
• Date of issue: Ngày được cấp hộ chiếu
• Date of expiry: Ngày hộ chiếu hết hạn sử dụng

9. Purpose of Visit to Japan

Nêu mục đích nhập cảnh: Ví dụ “STUDY ABROAD” đối với xin visa du học.

10. Intended Length of Stay in Japan

Ghi thời gian dự tính ở Nhật: ví dụ 1 year, 2 years hoặc số tháng phù hợp với hồ sơ.

11. Date of Arrival in Japan

Ngày dự tính nhập cảnh vào Nhật Bản.

12. Name of Ship or Airline

Ghi hãng bay hoặc sân bay nhập cảnh theo thông tin trên vé máy bay.

13. Name and Address of Hotels or Persons applicant intends to stay with

Điền thông tin nơi lưu trú: tên trường, tên người bảo lãnh hoặc khách sạn; kèm địa chỉ + số điện thoại, bao gồm mã vùng quốc tế.

14. Date and Duration of Previous Stays in Japan

• Nếu từng đến Nhật, ghi rõ từ ngày – đến ngày.
• Nếu chưa từng tới, viết “NO”.

15. Your Current Residential Address

Ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống, số điện thoại bàn, số di động và email. SĐT nên có mã vùng để liên hệ từ nước ngoài.

16. Current Profession or Occupation and Position

Nêu nghề nghiệp, chức vụ hiện tại của người xin visa.

17. Name and Address of Employer

Nhập thông tin về tên công ty/nơi làm việc, địa chỉ và các thông tin liên hệ.

Trang 2: Thông tin của người bảo lãnh hoặc người mời

 

18. Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor)

Điền nghề nghiệp hiện tại của vợ/chồng.
Nếu người xin visa chưa đủ tuổi vị thành niên, hãy điền nghề nghiệp của bố/mẹ.

19. Guarantor or reference in Japan – Thông tin của người bảo lãnh

Cung cấp đầy đủ các dữ liệu sau của người bảo lãnh tại Nhật:

• Họ và tên
• Địa chỉ cư trú
• Số điện thoại
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Mối quan hệ với người xin visa
• Nghề nghiệp
• Quốc tịch

20. Inviter in Japan – Người mời

• Ghi họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, quan hệ với người xin visa, nghề nghiệp và quốc tịch của người mời.
• Nếu người mời trùng với người bảo lãnh ở mục 19, chỉ cần ghi: “Same as above – Như trên”.
• Nếu không trùng, điền đầy đủ thông tin tương tự như phần người bảo lãnh.

21. Remarks – Phần ghi chú

Ghi vào mục này nếu bạn có bất kỳ thông tin đặc biệt, tình huống ngoại lệ hoặc điều cần giải thích thêm.

22. Have you ever… – Tiền sử vi phạm pháp luật

Trả lời các câu hỏi liên quan đến lịch sử phạm tội hoặc vi phạm ở bất cứ quốc gia nào tính đến hiện tại.

• Thông thường, đa số hồ sơ đánh dấu vào “No”.
• Nếu có bất kỳ câu nào phải chọn “Yes”, bạn bắt buộc giải thích chi tiết vào ô trống đi kèm.

Bạn cần chọn Yes/No ở từng mục sau:

1. Been convicted of a crime or offence in any country?
   → Đã từng bị kết án ở bất kỳ quốc gia nào hay chưa?
2. Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country?
   → Đã từng chịu án tù từ 1 năm trở lên hay chưa?
3. Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation?
   → Từng bị trục xuất hoặc buộc rời khỏi Nhật hay quốc gia khác vì quá hạn visa hoặc vi phạm pháp luật?
4. Engaged in prostitution or related activities?
   → Đã từng tham gia hoặc liên quan đến các hoạt động mại dâm, môi giới hay tổ chức mại dâm?
5. Committed trafficking in persons, or assisted or encouraged such acts?
   → Có từng dính líu tới hành vi buôn bán người hoặc hỗ trợ, xúi giục việc đó?
6. Signature – Chữ ký

• Phải do người xin visa tự ký và chữ ký phải trùng khớp với chữ ký trong hộ chiếu.
• Nếu người xin visa là trẻ em hoặc người chưa trưởng thành, người giám hộ có thể ký thay và ghi chú, ví dụ: “Signed by moth er”.

24. Photo – Ảnh thẻ

• Kích thước ảnh: 4.5 × 4.5 cm.
• Ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng, rõ nét, thấy rõ toàn bộ khuôn mặt.
• Ghi họ tên của bạn phía sau ảnh.
• Dán bằng keo dán, không bấm ghim.
• Ảnh bị mờ, rách, bẩn hoặc không rõ mặt sẽ không được chấp nhận.

Xem thêm: Hướng Dẫn Kiểm Tra Visa Nhật Bản – 3 Cách Đơn Giản

Cách nộp tờ khai và hồ sơ xin visa tại ĐSQ/ LSQ Nhật Bản

1. Chuẩn bị tờ khai và hồ sơ

Tờ khai: Chuẩn bị tờ khai như mẫu phía trên 

Hồ sơ 

• Chứng minh tài chính

Sao kê lương 6 tháng gần nhất: Nên có dấu mộc ngân hàng, thể hiện thu nhập đều đặn.
Sổ tiết kiệm: Bản photo sổ hoặc giấy xác nhận số dư tại ngân hàng, ưu tiên sổ đã mở từ 1–3 tháng trở lên.
Giấy xác nhận thu nhập: Do công ty cấp, thể hiện mức lương hiện tại, vị trí công việc và thời gian làm việc.

• Lịch trình chuyến đi

Ngày – giờ dự kiến di chuyển

Tên chuyến bay, tàu, sân bay, nhà ga, bến xe (nếu có) 

Hoạt động dự kiến trong ngày: tham quan, gặp gỡ, lưu trú, di chuyển giữa các điểm

• Chứng minh mối quan hệ theo nhóm (nếu đi cùng)

Hình ảnh chụp chung qua nhiều thời điểm khác nhau
Các giấy tờ chứng minh quan hệ như: khai sinh, đăng ký kết hôn, hộ khẩu.

2. Quy trình nộp hồ sơ

Điền tờ khai & chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác.

Đặt lịch hẹn: Tùy thuộc vào nơi nhận hồ sơ. Nếu nộp tại VFS Global, bạn có thể không cần đặt lịch trước.

Nộp hồ sơ: Đến Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán (nếu được chỉ định).

Thanh toán phí: Phí sẽ được thu tại nơi nộp hồ sơ và không hoàn lại.

Theo dõi hồ sơ: Qua email, SMS hoặc tra cứu trực tuyến trên VFS (nếu nộp tại VFS).

Nhận kết quả: Đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận lại hộ chiếu và visa (có thể nhờ người thân nhận thay nếu có ủy quyền hợp lệ). 

Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy việc chuẩn bị giấy tờ, điền đơn xin visa Nhật Bản dễ bị nhầm lẫn, bạn có thể liên hệ ngay KALIVISA để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn quy trình xin visa Nhật Bản trọn gói. 

Cập nhật thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa Nhật Bản

Thời gian xét duyệt hồ sơ visa Nhật Bản thường dao động từ 5–7 ngày làm việc kể từ ngày bạn nộp hồ sơ (không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ).

Tuy vậy, thời gian xét duyệt có thể thay đổi tùy từng trường hợp:

• Hồ sơ đơn giản, đầy đủ: khoảng 5 ngày làm việc.
• Cần xác minh thêm hoặc có giấy tờ bổ sung: có thể kéo dài 7–14 ngày.
• Mùa cao điểm du lịch (tháng 3–5 và 9–11): thời gian có thể lâu hơn bình thường.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Xin Visa Du Lịch Nhật Bản: Các Sai Lầm Thường Gặp

Kinh nghiệm khi điền tờ khai xin visa Nhật Bản

Nhật Bản được xem là quốc gia có quy trình xét duyệt visa khá chặt chẽ ở châu Á. Để tăng cơ hội được cấp visa, bạn nên đặc biệt chú ý đến những điểm quan trọng sau khi điền đơn:

1. Kiểm tra, rà soát kỹ toàn bộ mẫu đơn trước khi nộp

Sau khi điền xong, hãy dành vài phút rà soát thật kỹ từng mục. Một lỗi nhỏ như sai ngày tháng, thiếu chữ ký hoặc điền nhầm thông tin có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

2. Điền thông tin một cách trung thực, khai báo mọi thông tin đúng thực tế và chính xác tuyệt đối

Tất cả dữ liệu trên đơn cần trùng khớp với hộ chiếu, CCCD, giấy tờ tài chính và hồ sơ kèm theo. Những thông tin mơ hồ hoặc thiếu logic đều dễ bị lãnh sự đặt nghi vấn.

3. Điền đơn bằng tiếng Anh – nên nhờ hỗ trợ nếu cần

Toàn bộ tờ khai phải viết bằng tiếng Anh. Nếu bạn không tự tin về ngôn ngữ, hãy nhờ người thông thạo hoặc đơn vị chuyên visa hỗ trợ để tránh sai sót.

4. Không để trống bất kỳ ô nào trong tờ khai

Những mục không áp dụng cho bạn vẫn cần ghi “N/A” thay cho việc bỏ trống. Việc để trống thông tin có thể khiến hồ sơ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc hoặc chưa hoàn chỉnh.

KALIVISA – Dịch vụ hỗ trợ xin visa Nhật Bản chuyên nghiệp và đáng tin cậy

KALIVISA là đơn vị đồng hành uy tín trong việc chuẩn bị hồ sơ và tờ khai xin visa Nhật Bản. Với quy trình làm việc rõ ràng và đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định của Lãnh Sự Quán, sẽ giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh, chuẩn và hạn chế tối đa sai sót.

Không chỉ hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ và điền đơn chính xác, KALIVISA còn giúp bạn theo dõi tình trạng xử lý visa và kiểm tra kết quả nhanh chóng. Mọi khách hàng đều được tư vấn miễn phí từ A–Z.

Liên hệ ngay Hotline: 0936.000.631 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

Xem thêm: Top 10 Công Ty Làm Visa Nhật Bản Uy Tín Tỉ Lệ Đậu Cao Tại Tp HCM

Xem thêm: Cập Nhật Điều Kiện Xin Visa Multiple Nhật Bản Mới Nhất 2026